Heb jij jouw personeel al naar huis gestuurd?
Met deze tips over thuis-werken kunnen zij toch productief blijven.
We zijn allemaal getroffen door de gevolgen van het Corona-virus. We zijn slechts uren verwijderd van een totale lock-down en zullen alle zeilen bij moeten zetten om de zaken zo goed mogelijk door te laten lopen. Ook ik wil hierbij, naast het zoveel mogelijk thuis blijven, mijn steentje bijdragen. Hieronder deel ik een aantal tips over thuiswerken.
Wat heeft mijn personeel nodig wanneer zij thuis gaan werken?
In principe kan iedereen met een internet-verbinding en een computer/laptop vanuit huis werken. Hebben jouw werknemers nog geen toegang tot het zakelijke netwerk. Regel dit dan met je ict-er. Zij kunnen dit zelfs op afstand regelen. Ook is het in te
regelen dat je personeel enkel toegang krijgt tot de voor hen benodigde gegevens.
Heb je ook personeel dat niet thuis kan werken in verband met productiewerkzaamheden, manueel werk en zaken waarvoor iemand daadwerkelijk aanwezig moet zijn? Laat hen dan rouleren. Werk in ploegen. Wissel elkaar af en help elkaar. En zorg dat er een duidelijk protocol aanwezig is waar het personeel aan moet voldoen.
Telefonisch bereikbaarheid.
Als iedereen thuis gaat werken, wie neemt dan de telefoon op?
Ook hiervoor zijn verschillende mogelijkheden.
- Je kunt je personeel laten rouleren. Laat hen, naast de gebruikelijke voorzorgsmaatregelen, na hun shift de apparatuur ontsmetten, zodat de volgende ook weer fris en veilig aan het werk kan.
- Je kunt er ook voor kiezen om de telefoon door te schakelen naar een medewerker of naar jezelf. Leg een puntsgewijze omschrijving naast de telefoon hoe deze kan worden doorgeschakeld, zodat dit duidelijk is voor degene die de telefoon gaat doorschakelen.
- Je kunt een bericht inspreken dat het bedrijf beperkt telefonisch bereikbaar is. In dit bericht kun je de beller vragen een e-mail te sturen naar het algemene e-mailadres. Ook kun je er voor kiezen een mobiel nummer beschikbaar te stellen.
Zorg voor verbondenheid
Doordat iedereen vanuit huis aan het werk is, mist je personeel het persoonlijke contact dat zij normaal gesproken hebben tijdens een werkdag. Je kunt op verschillende manieren contact blijven houden.
- Creëer een informele bedrijfs-whatsapp waarop iedereen zo nu en dan even kan intunen om zaken te delen waar zij tegen aan lopen nu zij thuis werken.
- Als werkgever is het van belang om persoonlijk contact te houden met je personeel. Je kunt bijvoorbeeld even met ze beeld-bellen of skypen. Gewoon om even je waardering te uiten en poolshoogte te nemen over hoe de werkzaamheden verlopen vanuit huis.
- Heb jij teveel personeel in dienst om iedereen persoonlijk te bellen, organiseer dan een online “get together”. Stuur je personeel de link voor deze online meeting, zij kunnen zich dan aanmelden via een link en op het afgesproken tijdstip hebben jullie contact. Veel van deze mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld Webinargeek biedt de mogelijkheid om tijdens deze meeting te chatten. Zo kunnen de kijker, jouw personeel dus, vragen stellen of iets meedelen.
Mocht je het moeilijk vinden om zaken te regelen in deze tijden, of zoek je hulp bij het opstellen van protocollen of werkbeschrijvingen? Heb je geen idee hoe je zaken moet regelen om thuiswerken mogelijk te maken? Ik help je graag.
Ook voor jouw personeel kan er hulp geregeld worden wanneer zij het lastig vinden om om te gaan met deze situatie. Samen met enkele mede ondernemers staan wij klaar om zowel jou als ondernemer maar ook jouw personeel bij te staan.
Jouw Backoffice
Tel: 06-52038733
E-mail: merel@jouwbackoffice.nl